Le 5 regole d'oro per partecipare ad una fiera.

PARTECIPARE AD UNA FIERA: DA DOVE PARTIAMO?

Una fiera, un evento o una sponsorizzazione sono occasioni per fidelizzare i clienti, entrare in contatto con nuovi potenziali acquirenti e ripensare alla propria immagine aziendale, producendo alcuni strumenti che saranno utili anche per la nostra attività quotidiana.
Ma la domanda che ogni azienda si pone di fronte a queste occasioni è: come partecipare ad una fiera? Come allestire lo stand?

Se stai cercando risposte su come ottimizzare la tua presenza in fiera, segui i 5 passi che ti presentiamo in questo articolo. Ti spiegheremo cosa non può assolutamente mancare a livello di allestimento, personale e comunicazione anche in fiere locali e di piccole dimensioni, più diffuse e che possono comunque garantire risultati e contatti interessanti.

Alla fine dell’articolo avrai un’idea più chiara su quali aspetti non trascurare per assicurarti una presenza di successo in fiera e se hai ancora dei dubbi troverai in chiusura i vantaggi di rivolgerti ad un operatore specializzato.

COSA NON PUÓ MAI MANCARE

Cinque sono le linee da non trascurare secondo noi e lungo le quali suggeriamo di muoversi per qualsiasi evento fieristico, di qualsiasi dimensioni esso sia, anche nella piccola fiera di nicchia:

1. RENDERE RICONOSCIBILE IL BRAND

   Un fondale brandizzato o, se vogliamo optare per una soluzione più light, roll-up/vele/totem personalizzati con il claim della nostra azienda dovranno essere ben visibili e in linea con la nostra immagine coordinata. Suggeriamo di posizionare logo, pay-off e messaggi importanti nella parte alta dei supporti.Posizionando questi a “sfondo” dello stand, infatti, l’arredo del nostro spazio espositivo ed il sostare delle persone, renderanno tutto ciò che si trova indicativamente sotto il metro d’altezza non visibile e leggibile.Esistono inoltre degli ottimi desk personalizzabili con la propria grafica che aiuteranno a “mettere” il nostro logo tra noi ed il pubblico nel momento di contatto, aumentando la nostra brand awareness e riconoscibilità.

2. RENDERE ACCOGLIENTE LO SPAZIO

   Così come se un ospite viene a trovarvi a casa vorrà sedersi su una sedia comoda o sul divano in salotto e, perché no, bere qualcosa in vostra compagnia, allo stesso modo chi si ferma all’interno del vostro stand dovrà percepire l’accoglienza,  oltre alla professionalità.Se optiamo per uno spazio aperto senza sedute, a meno che non offriamo contenuti interattivi o la possibilità di vedere macchinari in movimento, difficilmente l’ospite si tratterrà a lungo, ma si sentirà maggiormente di passaggio, “in prestito”.Suggeriamo solitamente di adibire due aree. La prima più smart e comoda  potrebbe configurarsi come un minisalottino, con poltroncine e tavolino basso oppure con sgabelli e mangia in piedi (i tavoli alti tipici dell’aperitivo), per favorire un clima più rilassato e confidenziale. La seconda più formale con tavolo e sedie, dove approfondire eventuali trattative ricreando una situazione di temporary office.Qualora inoltre la fiera lo permetta, ricordiamoci di adibire lo spazio con un piccolo corner catering con macchinetta del caffè o tè e tenere a disposizione della biscotteria, dei mignon di pasticceria o degli stuzzichini salati e sfiziosi in corrispondenza degli orari aperitivo. Li potremo gestire anche senza l’aiuto di personale specializzato e concorreranno a creare un clima informale. Sarà un gesto che non passerà inosservato ai nostri ospiti.

   Inoltre ciò a cui non rinunciamo mai sono piante e fiori. Una piccola composizione da tenere sul desk o sul tavolino del salotto, una pianta angolare che delimita la stand. L’allestimento floreale è un piccolo investimento che renderà subito accogliente e curato l’ambiente, che in fiera risulta solitamente freddo e spoglio.

   Anche qui la nostra attenzione va ai colori del Brand. Tendenzialmente preferiamo fiori neutri, prevalentemente bianchi, con o vaso o un rivestimento in linea con l’immagine coordinata e i colori del cliente, in modo che bene si inseriscano all’interno dello stand.

3. AVERE STRUMENTI MIRATI DA LASCIARE AL CLIENTE

   Come anticipato la fiera è occasione per ripensare e riorganizzare i propri materiali di comunicazione.Non abbiamo nella nostra esperienza ancora trovato cosa batte la carta in fiera. Una presentazione della nostra azienda e /o prodotti, biglietti da visita, buoni e offerte speciali dedicate ai clienti in fiera sono gli strumenti irrinunciabili.L’importante è non esagerare nei formati. Ricordiamoci che la fiera è prevalentemente il momento per prendere il contatto, svilupparlo invece appartiene ad una fase successiva di recall.

   Lasciare brochure troppo impegnative risulterà costoso per noi e scomodo per il cliente, che si troverà a girare per la manifestazione con supporti pesanti ed ingombranti, con il rischio che li abbandoni durante il percorso.

   Optiamo per formati intelligenti, come pieghevoli, scegliendo magari dimensioni particolari (molto in voga il quadrato 21x21cm, che risulterà comodo anche da inserire in eventuali cartellette già in nostro possesso in quanto rispetta la larghezza dell’A4).

   Pensiamo eventualmente ad un numero più limitato di presentazioni approfondite per chi si fermerà effettivamente al nostro stand a parlare con noi ed i nostri commerciali dimostrando effettivo interesse per i nostri prodotti e servizi.

   Per il nostro cliente Rinnova, che si occupa di ristrutturazioni e ha partecipato al Meeting Immobiliare 2019 a Villa Fenaroli – Brescia, abbiamo appunto creato i supporti cartacei per la fiera: un pieghevole dedicato agli utenti finali – prettamente privati e famiglie – e una brochure in edizione limitata per gli operatori del settore. Gli stessi strumenti sono utilizzati oggi quotidianamente dai suoi commerciali.

   Se abbiamo inoltre budget da investire non rinunciamo ad un gadget, distinguendo tra gadget “di massa” da lasciare al pubblico di passaggio e gadget per gli interlocutori con cui instauriamo una relazione, che potranno sentirsi gratificati da questa attenzione.

   Ricordiamoci sempre che il gadget deve rappresentare noi ed il nostro settore. Meglio proporre qualcosa che il cliente potrà riutilizzare più volte e proprio nel momento del bisogno ricordarsi così che in noi ha un partner che può rispondere a quella necessità.

   Sempre per Rinnova abbiamo ipotizzato un flessometro nei colori del Brand e logo dell’azienda. Il cliente lo utilizzerà tendenzialmente quando dovrà fare dei lavori in casa o nel proprio ufficio e l’associazione con Rinnova sarà dunque immediata e rafforzerà il posizionamento dell’azienda nella mente del consumatore.

4. SCEGLIERE IL PERSONALE DI SUPPORTO ADEGUATO

   Si tende in fiera a far partecipare la propria forza commerciale e, nel caso di piccole realtà, si chiede il supporto di segretarie e collaboratrici.È un bene che siano presenti diverse figure che rappresentano le varie anime dell’azienda e che abbiano diversi approcci con i potenziali clienti, in quanto incontreremo sicuramente diversi profili che potrebbero richiedere gestioni differenti.Una difficoltà però condivisa da tutti gli espositori è l’approccio al cliente. Come farlo entrare nel mio spazio?Anche se, infatti, il pubblico partecipa ad una fiera perché tendenzialmente interessato al settore – ha un problema da risolvere o una necessità da soddisfare – c’è spesso il timore di essere “aggredito” commercialmente nel momento in cui entra in uno stand e dunque di trovarsi a disagio.Quante volte al supermercato o per le vie del centro abbiamo camminato a debita distanza dai punti promozionali di telefonia o della degustazione del nuovo prodotto? Anche se potrebbero proporci servizi e prodotti interessanti e vantaggiosi per noi.

   Non rinunciamo a personale di supporto: hostess, stewart ma anche e soprattutto animatori, in grado di rompere il ghiaccio con i passanti, catturare la loro attenzione e portarli in modo naturale all’interno del nostro spazio. Non parliamo di animazione da villaggio vacanza, ma di professionisti specializzati nell’instaurare una relazione. Saranno un grande aiuto per il nostro personale.

5. COMUNICA, COMUNICA, COMUNICA

   Partecipare ad una fiera non significa comunicare solo con il pubblico presente alla manifestazione. Se così fosse ci sarebbe uno scompenso tra investimento elevato e comunicazione concentrata / limitata sia nello spazio che nel tempo.Possiamo amplificare la nostra promozione creando un piano di comunicazione che contempla tre momenti distinti: pre-fiera, durante la fiera e post-fiera.Nel pre-fiera informeremo i nostri contatti tramite newsletter, mail, news sul nostro sito internet e post sui social che saremo presenti in fiera. Se possibile potremo allegare loro l’invito, stimolandoli a venirci a trovare.Molte aziende temono che invitando i propri clienti in fiera questi vengano in contatto con i propri concorrenti e dunque non li informano e non li invitano. Un consiglio: non abbiate timore ad invitarli.Probabilmente i vostri clienti già frequentano le fiere del settore ed è preferibile che sappiano che anche voi siete presenti ed attivi, gli trasmetterete l’idea di un’azienda sana, in sviluppo e propositiva. Inoltre se avete instaurato un buon rapporto con il cliente, questo difficilmente vorrà farsi vedere in fiera allo stand del vostro concorrente.

   Durante la fiera approfittatene per fare delle live con foto e video sui social e sul vostro sito e ricordate ai vostri contatti che potranno venire a trovarvi allo stand (specificate sempre il posizionamento nei padiglioni).

   Il post-fiera invece è il momento dei ringraziamenti per chi ha partecipato e per divulgare la rassegna fotografica e video delle attività che avete svolto, in modo da permettere anche ai clienti che non sono stati presenti di vedere ciò che avete fatto.

I DETTAGLI CHE FANNO LA DIFFERENZA

Ci piace coccolare i nostri clienti facendogli trovare all’interno dello stand qualche dettaglio che non si aspettavano.

Piccole sorprese, che di solito li gratificano, li facilitano nel lavoro e rendono ancora più accoglienti gli spazi ed il piacere di trascorrervi i frenetici giorni di fiera.

La nostra prima attenzione va al Brand. Inseriamo ad esempio sui tavoli dei portadepliant brandizzati o dei portabiglietti da visita. Qualora lo stand abbia un fascione nella parte superiore, farà sicuramente piacere al nostro cliente trovare il proprio logo come insegna.

È quel di più che conquista, lo stesso “di più” che loro stessi dovranno mettere in pratica nei giorni di fiera con i propri contatti e con i nuovi potenziali clienti.

COSA NON SOTTOVALUTARE: TEMPI E GESTIONE FORNITORI.

Se pare facile seguire le linee guida di cui sopra, bisogna prestare molta attenzione oltre ai contenuti e alla qualità dei materiali scelti, anche alla selezione dei fornitori e alle tempistiche e modalità di consegna, di allestimento e disallestimento.

È usuale nelle aziende, soprattutto medio-piccole, affidare l’organizzazione di una presenza in fiera ai propri collaboratori, anche se questo esula dalle loro mansioni e formazione e genera stress e tensioni nell’ambiente di lavoro. Questo significa, infatti, per il personale confrontarsi con un mondo nuovo, con fornitori sconosciuti, di cui non si sa affidabilità e qualità, con il rischio di sbagliare e di affidarsi all’azienda sbagliata.

Un professionista ha già un suo parterre di fornitori e saprà in tempi rapidi sottoporvi la soluzione più adeguata per il vostro budget e in grado di valorizzare al meglio la vostra azienda.

Non dimentichiamo inoltre che il lavoro di organizzazione eventi è per natura fatto di imprevisti. Cosa succede se in fase di allestimento ci accorgiamo di un supporto errato o di un pannello rotto? E se le brochure non arrivano in tempo?

Un professionista sa correre ai ripari perché ha già tendenzialmente affrontato in diverse situazioni problematiche simili e potrà contare su fornitori disponibili e in grado di risolvere in tempi brevi ed in modo efficace i problemi.

Un fornitore, infatti, si sentirà maggiormente in dovere di accontentare e aiutare di più un cliente con cui ha un rapporto continuativo, rispetto ad un’azienda con cui è entrato in contatto per la prima volta.

VALENTI04: UN’ESPERIENZA UNICA NEL SETTORE FIERISTICO

Abbiamo il vantaggio di avere una esperienza e preparazione a 360 gradi nel mondo fieristico, avendolo seguito in diverse vesti.

Non solo abbiamo seguito aziende che hanno partecipato a fiere in qualità di espositori, ma abbiamo lavorato per uno dei top player a livello nazionale negli allestimenti di eventi e fieristici e da 5 edizioni collaboriamo  all’organizzazione di una importante fiera B2B a Brescia: BIE – Brescia Industrial Exhibition, che detiene il prima mondiale per l’iniziativa Fabbrica in Fiera, linea produttiva funzionante realizzata all’interno dello spazio fieristico.

Per questo sappiamo consigliare al meglio le aziende che vogliono esporre e se stai pensando di partecipare ad una fiera possiamo garantirti IMPORTANTI VANTAGGI, aiutandoti a:

• semplificare l’iter per la partecipazione ad un evento fieristico,
• risparmiare in termini di tempo e budget,
• trarre il massimo vantaggio dalla propria presenza in fiera,
• ottimizzare la comunicazione.

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